Politieagenten die samen een proces-verbaal opstellen over een incident, kunnen dat beter apart van elkaar doen. Dit blijkt uit onderzoek van de Vrije Universiteit Amsterdam. Twee agenten die overlegden tijdens het schrijven van het proces-verbaal schreven namelijk minder volledige processen-verbaal dan twee agenten die ieder apart een proces-verbaal opstelden. Het is daarom raadzaam dat agenten na het bijwonen van belangrijke of gewelddadige incidenten, ieder apart een proces-verbaal daarover opstellen.
De volledigheid en juistheid van een proces-verbaal van bevindingen kan grote gevolgen hebben voor de strafzaak tegen een verdachte. De ervaring leert dat processen-verbaal in de praktijk regelmatig gezamenlijk worden opgesteld door het politiekoppel dat bij het incident aanwezig was. Onderzoekers van de Vrije Universiteit Amsterdam onderzochten daarom hoe overleg tijdens het opstellen van het proces-verbaal de volledigheid en juistheid van de informatie in het proces-verbaal beïnvloedt.
Politiekoppels namen deel aan een experiment, waarin zij moesten reageren op een melding over een verdacht persoon. Vervolgens schreven zij apart of gezamenlijk een proces-verbaal over het incident. Processen-verbaal die gezamenlijk werden opgesteld bevatten minder correcte informatie dan processen-verbaal die apart werden opgesteld. Er was geen verschil in het percentage fouten. De apart opgestelde processen-verbaal waren dus vollediger.
De koppels die het eerste proces-verbaal individueel hadden geschreven, stelden vervolgens ook nog eens gezamenlijk een proces-verbaal op over hetzelfde incident. Gezamenlijke processen-verbaal die pas na het schrijven van een individueel proces-verbaal werden opgesteld, bevatten bijna de helft minder fouten dan gezamenlijke processen-verbaal die meteen na het incident waren opgesteld. Als agenten dus toch samen één proces-verbaal indienen, dan zou het goed zijn als zij op zijn minst eerst hun eigen herinneringen vastleggen in een individueel proces-verbaal, voordat zij het gezamenlijke proces-verbaal schrijven.
Een kwalitatieve analyse van het overleg tussen agenten liet zien dat koppels die goed naar elkaar luisterden en elkaars observaties aanvulden, een vollediger proces-verbaal opstelden dan koppels die minder goed naar elkaar luisterden. Wanneer agenten overleggen is het dus van belang dat zij een communicatiestijl toepassen waarin zij elkaars bijdragen erkennen, herhalen, herformuleren en aanvullen. Uit eerder onderzoek met ooggetuigen bleek ook al dat die communicatiestijl ervoor zorgt dat overleggende koppels zich meer herinneren over een bijgewoond incident.
Het onderzoek leidt tot aanbevelingen voor de politiepraktijk. Met het oog op de volledigheid zouden agenten idealiter ieder apart een proces-verbaal moeten opstellen in plaats van samen één proces-verbaal. Dat is vooral relevant in zaken waarin de volledigheid van het proces-verbaal erg belangrijk is, bijvoorbeeld als er geweld is toegepast tijdens de aanhouding. Als agenten toch samen één proces-verbaal opstellen, is het wenselijk om wel eerst individueel de herinneringen op te schrijven. Op die manier kunnen fouten in het daaropvolgende gezamenlijke proces-verbaal worden voorkomen.